Le traitement final de la paie en fin d’année peut causer plusieurs maux de tête. La meilleure façon est d’être préparé et de bien planifier en fonction des dates butoirs de remises aux deux paliers du gouvernement. De plus, il est primordial de connaître tous les documents à remettre, ainsi que leur contenu.

La dernière paie de l’année est celle dont la date de
versement est incluse dans notre année civile. Ainsi, les derniers jours travaillés à la fin du mois de décembre peuvent être payés seulement dans les premiers jours de janvier et seront, à ce moment, compilés dans la nouvelle année civile.

Production des relevés et sommaires

Qui dit, dernière paie de l’année civile, dit aussi, production des relevés de fin d’année à remettre à vos employés afin qu’ils puissent produire leur déclaration de revenus.

Les dates butoirs importantes à retenir sont :

■        Le 28 février de l’année suivante pour la production des T4, sommaires T4, relevés 1 et sommaires 1.

■        Le 15 mars pour la déclaration des salaires à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

Ce n’est pas tout. Il est aussi temps de se questionner si nous avons des avantages imposables à déclarer à nos employés et/ou actionnaires. Mais qu’est-ce qu’un avantage? Un avantage est un bien ou service que vous accordez à vos employés. Un avantage comprend une allocation ou un remboursement de dépenses personnelles d’un employé. Les avantages qui s’ajoutent aux salaires et traitements des relevés de fin d’année (sous réserve des exceptions) font partie des régimes de rémunération offerts par les employeurs. En voici donc quelques exemples fréquents : l’assurance collective, l’utilisation personnelle d’une automobile de la compagnie, le stationnement offert sur le lieu de travail, les repas offerts, le paiement et/ou remboursement de la cotisation professionnelle, l’abonnement au centre d’entraînement et bien plus. Les avantages imposables sont de plus en plus dans la mire des autorités fiscales. Chaque avantage a ses particularités et ses méthodes de calculs. N’hésitez pas à communiquer avec l’un de nos professionnels pour être bien guidé dans cette démarche.

Une autre date importante à retenir, dans le cadre d’une automobile mise à la disposition d’un employé, est la remise du registre de déplacements, au plus tard à l’une des deux dates suivantes : le 10 janvier de l’année qui suit celle où l’automobile était à sa disposition ou le 10e jour suivant celui où l’automobile vous est retournée. Notez que les informations contenues dans le registre doivent être les suivantes : le nombre de jours où l’automobile a été mise à la disposition de l’employé, les kilomètres parcourus sur une base quotidienne et les renseignements concernant les déplacements effectués dans le but de remplir ses fonctions, soit les lieux de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres ainsi que l’information qui justifie le déplacement. L’employé doit aussi indiquer les kilomètres personnels qui détermineront le calcul de l’avantage imposable. Saviez-vous que la tenue de ce registre est obligatoire sous peine d’une pénalité de 200 $ applicable par l’Agence du revenu du Québec ?

Cotisation au Fonds des services de santé (FSS)

Cette année, le ministre des Finances du Québec a annoncé des baisses de taux de cotisation du FSS, et ce, pour tous les secteurs d’activités des PME ainsi que l’augmentation du seuil relatif à la masse salariale totale. C’est une très bonne nouvelle, mais ces baisses compliqueront le traitement du Sommaire 1. En effet, il faudra ventiler l’année de paies sur 3 périodes, soit les salaires versés aux employés (la date du chèque de paie) du 1er janvier au 27 mars, du 28 mars au 15 août et du 16 août au 31 décembre 2018. Une fois cette ventilation effectuée, il faudra se questionner sur le secteur d’activité, car si primaire ou manufacturier, les taux sont beaucoup plus bas que pour les secteurs de services et de la construction. Il faut aussi penser à prendre en considération la masse salariale des personnes qui sont considérées comme étant associées à vous, car cela peut avoir un impact important sur le taux, que ce soit à la baisse ou à la hausse.

Saviez-vous qu’il y a aussi des réductions du taux de cotisation à la FSS pour la création d’emplois spécialisés? On parle ici d’emplois tels que : chimistes, ingénieurs civils, architectes, analystes et consultants en informatique et bien d’autres (la liste complète se retrouve sur le site de l’Agence du revenu du Québec et certaines spécifications pour l’obtention de cette réduction s’appliquent).

Cotisation à l’assurance-emploi

Saviez-vous que du côté du gouvernement fédéral, si vous offrez une assurance collective à vos employés, vous êtes peut-être admissible à une réduction de votre cotisation d’employeur pour l’assurance-emploi? Certaines spécifications s’appliquent également avant d’en faire la demande.

Déclaration des salaires à la CNESST

En ce qui concerne la déclaration des salaires à la CNESST, vous avez jusqu’au 15 mars pour la produire, avec les revenus déclarés sur le Sommaire 1, mais il faut aussi bien comprendre quel salaire doit être cotisé à la CNESST. Par exemple, les dirigeants d’entreprises, selon le conseil d’administration établi au Registraire des entreprises du Québec (REQ), ne sont pas couverts par la protection de base de la CNESST, mais bien par la protection personnelle qui est, soit dit en passant, facultative. Ainsi, pour les administrateurs désignés au REQ, tels que le président et le vice-président, trésorier, etc., et qui se retrouvent sur la liste de paie, l’entreprise n’est pas tenue de payer une cotisation de la CNESST pour ces employés, mais plutôt de valider avec eux s’ils désirent adhérer à la protection personnelle offerte par la CNESST.

Voilà les grandes lignes des principaux items à penser lors du traitement de fin d’année des paies. Les professionnels de Lemieux Nolet, comptables professionnels agréés S.E.N.C.R.L. seront en mesure de vous guider dans la production des différents relevés et sommaires qui peuvent s’avérer particuliers et complexes à compléter.

Vous désirez en savoir davantage, n’hésitez pas à contacter Marilyn Doyon, certification, au 418 285-2779.

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